Comment organiser et optimiser sa salle d'archives ?

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À l’heure du tout numérique, le papier fait encore de la résistance… aux archives. Obligations légales pour les entreprises, l’archivage est une nécessité également pour garder en mémoire et réutiliser des documents anciens pour faire face aux besoins de la vie quotidienne de l’entreprise (anciens contrats avec des clients ou fournisseurs, conflits prud’homaux avec un ex salarié, contrôles administratifs…). Installations par définition non productives, il convient de mettre tout en œuvre pour répondre aux besoins d’archivage auxquels doit faire face l’entreprise (industrielle, tertiaire, profession libérale, administration). Les pistes pour organiser et optimiser sa salle d’archives.

L’archivage des documents est une donnée incontournable pour toute entreprise. Même si cela a un coût (immobilisation des locaux à des fins non productives, tenue et mise à jour des archives…) parfois élevé. Aussi, pour faire face à cela, il n’y pas d’autres choix que de bien organiser sa salle d’archives et optimiser son archivage afin de réduire ces coûts obligatoires

Quel cadre pour une salle d’archives ?

Rayonnages mobiles : la meilleure solution pour optimiser l'utilisation de l'espace de votre salle d'archives

On l’a dit, nombres de documents à conserver sur de plus ou moins longues périodes se présentent sous forme matérielle, en papier. Matériau vivant, il convient, sous peine de voir tomber en poussière avant l’heure des documents précieux, d’installer une salle d’archives de préférence dans un endroit tempéré (18° C), à l’abri, autant que possible, de la lumière et de l’humidité (éviter ainsi d’installer une salle d’archives sous des canalisations d’arrivée ou d’évacuation d’eau), ainsi qu'à proximité d'éléments pouvant générer des risques d'incendies (boitiers de commandes électriques…). En disposant d’un local répondant à ces principales conditions, l’entreprise part sur de bonnes bases.

Optimiser l’espace de sa salle d’archivage

Mais, loin s’en faut, ce n’est pas tout. Car, qui dit papier à conserver, dit volume et poids. Les ennemis héréditaires de la salle d’archives. Car, il faut pouvoir classer, ranger, protéger, organiser, pourvoir retrouver facilement les documents. Pour cela, il est nécessaire de recourir aux rayonnages, étagères, armoires de rangement.

Robustes, ces compagnons des archives offrent une grande capacité d’archivage en créant de nombreux mètres linéaires (en tenant compte également de la hauteur) en fonction tant de la configuration de la salle d’archives que de la nature des documents à conserver (on parle ici des fournitures servant au conditionnement des documents : boîtes archives, cartons d’archives, classeurs, dossiers reliés). En effet, car le choix d’un rayonnage doit se faire également en fonction de ce que l’on a à y entreposer. Ainsi, le nombre de niveaux du rayonnage sera fonction de la hauteur des documents à conserver, idem pour la profondeur des étagères.

Les 2 grandes familles de rayonnages pour l’archivage : les fixes et les mobiles

Les rayonnages mobiles s'adaptent facilement,comme les rayonnages fixes, à la configuration de la salle d'archives

Solution la plus rapidement à mettre en œuvre, mais aussi sans doute la moins coûteuse, les rayonnages fixes offrent de nombreux atouts. Ils peuvent s’adapter facilement à la configuration de la salle, comme de ménager des allées de circulation utiles avec des rayonnages double face. Le rayonnage simple face étant, quant à lui, à placer contre un mur. Malgré sa capacité à s’adapter au local, cette solution a des limites : une capacité de stockage limitée du fait de la dimension de la salle d’archives.

Si la résistance du sol permet d’opter pour l’autre solution disponible sur le marché, le meilleur moyen de contourner l’obstacle de la contrainte du lieu est de faire appel aux rayonnages mobiles. En effet, une telle installation nécessite que le sol puisse accepter une surcharge allant de 800 à 1.000 kg/m². Car, la mobilité des rayonnages (grâce à des chariots mobiles) permet de les réunir afin de créer au besoin des allées de circulation. Qui dit réunion des rayonnages, dit augmentation de la charge à supporter au m². En dehors de cette contrainte, les rayonnages mobiles permettent de quasiment multiplier par deux la capacité d’archivage d’une salle. L’accès aux documents se faisant ici en créant l’allée de circulation par le déplacement des rayonnages. Bref, cela évite la place perdue. Dernier point fort, comme les rayonnages fixes, la grande variété de rayonnages mobiles disponibles sur le marché permet d’équiper facilement la plupart des locaux.

Il ne tient à présent plus qu’à vous de bien organiser et optimiser votre salle d’archives !

Pour aller plus loin

Documents des entreprises à archiver : quels sont les délais de conservation ?

Comme l’évoque le site du service public, "tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales" (voire plus longtemps si l’entreprise le souhaite). Cette obligation, appelée également "délais de prescriptions, se justifient par les périodes pendant lesquelles l’administration peut mener des contrôles a posteriori"… Les délais de prescription varient d’un document à l’autre (documents civils et commerciaux, fiscaux, sociaux…). Pour savoir quels sont les délais en vigueur actuellement, reportez-vous à la page du site du service-public.fr "Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?" (les éléments présentés y sont révisés en date du 6 juillet 2016 à l’heure où nous écrivons ces lignes).

Norme :