Commerce / CHR : nouvelle réglementation pour les caisses enregistreuses et TPV

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Voulant lutter contre la fraude à la TVA, le Gouvernement change les règles du jeu en ce qui concerne les systèmes d’encaissement des commerces et autres Café, Hôtels, Restaurants. Ainsi, une nouvelle réglementation oblige les établissements commerciaux d’être en conformité avec la loi au 1er janvier 2018, sous peine d’amende (7 500 € !). Tour d’horizon de ce qui change et qu’il faut savoir…

Nouvelle réglementation sur les Caisses enregistreuses : les mesures à prendre avant le 1er janvier 2018.

Rappel des faits. Dans sa lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels de caisse permettant la dissimulation de recettes, le Gouvernement, dans son Projet de Loi de Finances 2016 (PLF 2016), a décidé de s’attaquer aux caisses enregistreuses et autres Terminaux de Point de Vente (TPV). En effet, en l’état, l’utilisation de logiciels frauduleux installés sur les caisses de paiement permet de délivrer des tickets de caisse masquant l’opération auprès de l’administration fiscale. À ce sujet le Ministre des Finances, Michel Sapin, a précisé, en octobre 2015, au moment du PLF 2016 qui a permis l’établissement de nouvelles règles qu’"aujourd’hui, il est possible de toucher la TVA payée par le client et de la garder pour soi". Une situation jugée, par le Ministre, inadmissible à l’égard des clients, et une fraude à la TVA qui est estimée par la Commission Européenne à près de 14 milliards d’euros (17 milliards selon Bercy) par an en France. De facto, les règles changent…

Principal élément de la nouvelle réglementation pour les caisses enregistreuses et TPV

Les nouvelles dispositions légales qui sont entérinées dans l’article 88 de la Loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 qui évoque que "lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration". Des éléments qui doivent donc être effectifs au 1er janvier 2018, sous peine de sanctions…

7 500 € d’amende par logiciel de comptabilité ne répondant pas à l’obligation légale !

En effet, cet article 88 est complété par un article 1770 duodecies précisant que "le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l'attestation ou du certificat prévus, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu'elle détient satisfont aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné".

Sachant tout de même que, dans un tel cas de figure, le contrevenant disposera d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité avec l’obligation prévue. Délai courant à partir de la remise ou de la réception du procès-verbal. Au-delà, si rien n’est fait, il faudra payer l’amende.

Que faire pour se mettre en conformité ?

Pour éviter ce genre d’inconvénient (surtout que l’on ne sait pas lorsque l’on sera contrôlé et qu’un délai, même de 60 jours, c’est court, a fortiori dans des périodes de fortes activités commerciales), il vaut mieux prévoir.

Pour cela, il est nécessaire, pour les actuels détenteurs d’un système de caisse type caisse enregistreuse ou TPV et les nouveaux acquéreurs, de mettre à jour le logiciel de caisse ou d’acquérir un système répondant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données comme évoqué par la loi et certifié comme tel par l’éditeur du logiciel.

En savoir plus sur la norme NF 525 !

À ce jour, l’on peut s’informer sur le site d’INFOCERT, filiale de l’Association Française de NORmalisation (AFNOR). INFOCERT est le promoteur de la norme NF 525 contre la fraude fiscale pour les commerçants. Ainsi, la mise à jour ou l’acquisition d’un système de caisse certifiée selon la norme NF 525 répond aux besoins d’identification des processus et des données d’encaissement, à la sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique, à la création d’une piste d’audit (outil de traçabilité des encaissements), à l’archivage comme à la conservation des données d’encaissement, à l’absence de fonctions occultant les données d’encaissement, et aux moyens de restitution des données d’encaissement enregistrées afin de simplifier les contrôles internes comme par l’administration. Bref, une norme qui permet de répondre aux nouvelles dispositions légales et de soustraire à l’amende.

En conclusion, certains diront à propos de cette nouvelle réglementation qu’elle fait suite à des actes de lobbying des éditeurs de logiciels ou qu’elle est une façon supplémentaire pour l’État de remplir ses caisses. Peu importe en fait, car, comme disait le législateur romain "Dura lex, sed lex" (La Loi est dure, mais c’est la Loi).

Pour aller plus loin !

• Est-ce obligatoire de disposer d’une Caisse enregistreuse ? Non. Cependant, même si l’utilisation d’un TPV ou d’une caisse enregistreuse n’est, à ce jour, pas obligatoire, compte tenu de l’efficacité de cet équipement, il est évident qu’aucun commerce ne peut s’en passer.
• Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ? L’administration fiscale exige de recevoir l’ensemble des tickets Z de la caisse. Il sera aussi demandés tous les duplicatas des tickets de caisse concernant les opérations réalisées sur la période contrôlée. Il est donc important de vérifier si votre matériel est conforme et si vous pouvez actuellement retrouver ces données de caisse.
• Qui est concernée par la nouvelle réglementation sur les caisses Enregistreuses ? L’ensemble des entreprises qui utilisent déjà une caisse enregistreuse et celles qui souhaitent s’en équiper.
• Que dit la Loi ? L’intégralité du texte de la loi n° 2015-1758 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 est accessible ici.